Із відрядження у відрядження: як розрахувати добові?

Із відрядження у відрядження: як розрахувати добові?

 

 

Ігор Шевчук, юрист

 

Нормативна база:

ПКУ

Податковий Кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI

КЗпП 

Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Постанова № 98

Постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»  

Інструкція № 59

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59

 

Приводом для написання цієї статті стало запитання одного зі слухачів семінару «Бухгалтерії». А саме: працівник суб’єкта господарювання повернувся із відрядження по Україні і в той же день вирушив у відрядження за кордон. У якому розмірі нарахувати йому добові витрати?

Шкода, але це саме той випадок, коли дати коротку відповідь на питання неможливо, тому що у діючому законодавстві її просто немає: ані прямої, ані «завуальованої». Законодавство приділяє увагу підприємствам, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Суб’єкти господарювання (на них не розповсюджується дія Постанови № 98 та Інструкції № 59) вимушені самостійно встановлювати порядок організації відряджень, і, як наслідок, компенсації пов’язаних з ними витрат. Підпункт 140.1.7 ст.140 ПКУ, що покликаний регулювати порядок відряджень робітників суб’єктів господарювання, більш-менш справляється зі своїм завданням лише у межах визначення складу витрат (головне, аби відрядження стосувались господарської діяльності підприємства). Але ж відрядження – це не лише витрати, а й ціла купа організаційних моментів. А чим керуватись? Цікаво, але нормативні документи, які регулюють питання відрядження працівників «бюджетних» підприємств (насамперед, Інструкція № 59), використовуються й приватними підприємствами, адже їх норми можуть, і, як показує практика, беруться ними за основу для власних локальних актів, наприклад, для власного Положення про відрядження. До речі, «Бухгалтерія» радила їм (щоб не винаходити велосипед) будувати організаційні засади відряджень саме на нормах  Інструкції № 59[1]. Сьогодні наше завдання – знайти відповідь на задане питання, перш за все, у юридичній площині, щоб потім «перевести» її у площину «податково-бухгалтерську».

 

Нормативна база, або як і чим керуватись

Як було сказано вище, для організації відряджень працівників суб’єктів господарювання просто не існує норм, які б врегульовували безпосередній порядок обліку таких відряджень. Що ж робити? Звернімося до Листа Мін’юсту України від 30.01.2009 р. № Н-35267-18, що дає роз’яснення про способи заповнення прогалин в процесі застосування законодавства, які отримали назву аналогії.

            У даному випадку нас цікавить лише аналогія закону, тобто рішення справи або окремого юридичного питання на основі правової норми, розрахованої на схожі випадки. Згадаємо трішечки теорії. При вирішенні справи по аналогії закону обов'язковим є дотримання таких умов:  

¨                 аналогія допустима лише у випадку повної чи часткової відсутності правових норм;

¨                 суспільні відносини, до яких застосовується аналогія, повинні знаходитися у сфері правового регулювання;

¨                 повинна бути схожість між обставинами справи і наявною нормою за суттєвими юридичними ознаками;

¨                 пошук норми, що регулює аналогічний випадок, повинен здійснюватися спочатку в актах тієї ж галузі права, у випадку відсутності - в іншій галузі права і у законодавстві в цілому;

¨                 винесене у процесі використання аналогії правове рішення не повинно суперечити нормам закону, його меті;

¨                 обов'язково повинно бути мотивоване пояснення причин застосування рішення по аналогії до конкретного випадку.

            Усі вищенаведені умови підходять до розглядуваної ситуації. Таким чином, можемо дійти висновку, що суб’єкти господарювання у межах визначення порядку відряджень можуть застосовувати Інструкцію № 59 за допомогою аналогії закону або розробити на її основі власне Положення про відрядження, яке потребує затвердження наказом керівника підприємства.

 

Розрахунок добових витрат

Відповідно до ст.121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Норми добових встановлюються підприємством самостійно у Положенні про відрядження. Треба лише пам’ятати про граничну суму для відряджень по Україні (не більше 0,2 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року) та за кордон (не вище 0,75 вищевказаного розміру), що встановлено пп..140.1.7 ст.140 ПКУ.  А чи існує нижня межа відряджень? На думку автора, вона повинна бути не менша за встановлену у  Постанові № 98 (при виникненні спорів між підприємством та працівником відносно мінімальної суми добових суди, скоріш за все будуть апелювати саме до цього документу, бо нічого іншого в діючому законодавстві немає).

            Тепер ми наблизились до самого заданого слухачем семінару питання. Як же все-таки визначитись з добовими, якщо працівник суб’єкта господарювання повернувся із відрядження по Україні і в той же день вирушив у відрядження за кордон? Якщо власне Положення про відрядження підприємства у питанні визначення його строку спирається на норми Інструкції № 59 (а це вигідно для відрядженого працівника), то день прибуття з відрядження чи вибуття у відрядження вважаються окремими днями, за які добові нараховуються як за цілий день.

І навіть якщо підприємство не виробило своє Положення про відрядження, підкреслимо, що за аналогією закону організаційні засади відряджень воно може будувати на «бюджетній» Інструкції № 59. А відповідно до п.8 Інструкції день вибуття у відрядження - є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника (якщо станція відправлення знаходиться за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження включається час, необхідний для проїзду до цієї станції). Аналогічно, з урахуванням проїзду від станції прибуття, визначається і день прибуття відрядженого до місця постійної роботи. Дати вибуття та прибуття у транспортних квитках повинні збігатися з датами вибуття та прибуття, зазначеними в наказі про направлення у відрядження.

Виходячи із поставленого запитання, ми маємо ситуацію, за якої робітник відбув у відрядження за кордон у день, коли він прибув з відрядження по Україні. Очевидно, що відрядження працівника по Україні є закінченим. Кількість днів відрядження визначається з урахуванням днів вибуття та прибуття, за які необхідно розрахувати суму добових витрат. Таким чином, один і той самий день є одночасно днем прибуття з одного відрядження та днем вибуття працівником у інше відрядження. За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові.  

Тепер про необхідність нараховувати такому працівнику добові у цей день ще й як за день вибуття у відрядження за кордон. У власному Положенні про відрядження цей момент треба закріпити. І якщо при розробці Положення спиратись на норми Інструкції № 59, то вона не обмежує роботодавця вважати день вибуття працівника у відрядження за кордон «повноцінним» днем у відрядженні, незалежно від того, чи прибув працівник у цей день з відрядження по Україні, чи ні.  Таким чином, враховуючи вищевикладене, стає зрозуміло, що за такий день необхідно розраховувати добові працівнику двічі: добові за останній день відрядження на  території України та добові за перший день відрядження за кордон (день вибуття).

 

Звітування про відрядження

Нагадаємо, що пп.170.9.2 та 170.9.3 ст.170 ПКУ встановлені строки, коли відряджений працівник має подати авансовий звіт:

¨                 якщо працівник отримав готівковий аванс, строк звітування закінчується на п’ятий банківський день, що настає за днем завершення відрядження;

¨                 якщо працівник знімав готівку із застосуванням корпоративної банківської картки, строк звітування закінчується на третій банківський день, що настає за днем завершення відрядження;

¨                 якщо працівник оплачував послуги із застосуванням корпоративної банківської картки, строк звітування закінчується на десятий (у особливих випадках двадцятий) банківський день, що настає за днем завершення відрядження.

Швидкість переміщення працівника з одного відрядження в інше не є підставою для того, щоб порушувати порядок звітування щодо здійсненого ним першого відрядження. В даній ситуації, безумовно, мається на увазі звітування за українське відрядження. Але тут є деякі нюанси. Припустимо, що у закордонне відрядження працівник вибуває на 2 дні. Як видно з вищенаведених норм ПКУ, мінімальний строк подачі авансового звіту – на третій банківський день, що настає за днем завершення відрядження (у випадку, якщо готівкового авансу на українське відрядження працівник не отримував, а знімав готівку у банкоматах за корпоративною банківською карткою). У такому разі він встигає (до вказаного строку) повернутись із закордонного відрядження і «одним махом» відзвітуватися за два відрядження одразу.

Але якщо перед вибуттям у відрядження по Україні працівник отримав готівковий аванс, ситуація міняється. У відповідності до абзацу четвертого пп..170.9.2 ст.170 ПКУ залишок авансу працівники здають у бухгалтерію до або під час авансового звіту[2]. Це означає, що навіть якщо працівник встигає у строк подати авансовий звіт за відрядження по Україні разом зі звітом про відрядження за кордон, він не має права вирушити у друге відрядження, не повернувши залишок авансу, який ним отримано на відрядження по Україні. Тим більше, що згідно з Указом № 436[3] штраф за видачу готівки без звіту по раніше виданим сумам складаю 25% цих сум.